Privacybeleid hoven en rechtbanken

Hier vindt u meer informatie over de manier waarop hoven en rechtbanken persoonsgegevens verwerken in de context van hun gerechtelijke taken.

A. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Gerechtelijke procedures

Gerechtelijke procedures kunnen niet zonder de verwerking van persoonsgegevens. Om een correct procedureverloop te garanderen, verwerken wij uw persoonsgegevens in lijn met de toepasselijke wettelijke bepalingen.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt in het dossier van rechtspleging, dat voor iedere ingeschreven zaak wordt aangelegd.

Raadplegen en voeden van authentieke bronnen

Authentieke bronnen zijn officiële gegevensbronnen die door de overheid zijn aangewezen als enige geldige bron van welbepaalde gegevens. 

De hoven en rechtbanken zijn verplicht authentieke bronnen te raadplegen, teneinde efficiënt, consistent en juridisch zeker te werk te gaan. Tevens moeten zij ervoor zorgen dat bepaalde gerechtelijke gegevens in authentieke bronnen geactualiseerd worden.

Hieronder volgt een lijst met voorbeelden van authentieke bronnen die zijn gebruikt.

• Verkeersboetes
• Kruistpuntbank van ondernemingen
• Centraal register van beslissingen van de rechterlijke orde
• Centraal strafregister
• Rijksregister
• Vreemdelingenregister
• Nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken
• Faillissements- en insolventieregisters
• Centraal register van bestuursverboden
• Centraal register van bescherming van de personen
• (...)

Meer info op :  https://sources-authentiques.belgium.be/nl/sources

In het kader van het aanleveren van authentieke bronnen kunnen de hoven en rechtbanken ook worden gevraagd om gegevens in te dienen, aan te vullen of te corrigeren binnen de grenzen van hun wettelijke taken.

Interne Kennisdeling

Gerechtelijke uitspraken kunnen intern gedeeld worden met onze medewerkers, zodat zij kennis kunnen nemen van vergelijkbare uitspraken. Dit versterkt zowel de kwaliteit van de rechtspraak als de rechtszekerheid. 

Hierbij worden gepaste maatregelen genomen om de verwerking van persoonsgegevens te beperken en toegangen zorgvuldig te beheren.

Externe gegevensdeling

In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gerechtelijke beslissingen - of daarin voorkomende gegevens – te delen met overheidsinstanties zoals het Openbaar Ministerie, OCMW’s, FOD Financiën, of andere organisaties van publiek of privaat recht.

In specifieke gevallen, zoals bepaald door de nationale of Europese wetgeving, kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan gerechtelijke autoriteiten of politiediensten van landen buiten de Europese Unie. 

Wanneer doorgiften onder het toepassingsgebied van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens vallen, worden protocollen opgesteld en online gepubliceerd. Voor meer informatie over specifieke gegevensdelingen, klik hier [link naar gepubliceerde protocollen?].

Onderzoek

Gerechtelijke gegevens, met inbegrip van vonnissen en arresten, kunnen gebruikt worden voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek. Dit kan waardevolle inzichten opleveren in maatschappelijke ontwikkelingen en het functioneren van de hoven en rechtbanken. 

Onderzoek gebeurt veelal binnen universiteiten of instellingen met een specifieke opdracht. Tijdens het onderzoek, moet de onderzoeker verder waken over de correcte verwerking van persoonsgegevens. 

Ook de hoven en rechtbanken nemen maatregelen om de privacy van betrokkenen te beschermen. Zo kunnen protocollen afgesloten worden betreffende beschermingsmaatregelen, waaronder pseudonimisering van de gegevens.

Journalistiek

In functie van het algemeen belang, kan toegang verleend worden tot gerechtelijke gegevens voor journalistieke doeleinden. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen, enerzijds, het recht op privéleven en gegevensbescherming, en anderzijds, de vrijheid van meningsuiting en informatie.

Dit gebeurt onder meer via een online persluik, dat door het College van de hoven en rechtbanken ter beschikking gesteld wordt.

De toegang tot dit persluik wordt streng beheerd. Het dient onder meer voor de mededeling van: 

• bepaalde gerechtelijke beslissingen;
• de rol van de zittingen (lijsten van aanstaande zaken);
• persberichten.

Journalisten blijven verantwoordelijk voor de verdere verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en deontologische verplichtingen.

Communicatie

Met oog op een transparante Justitie, kunnen hoven en rechtbanken met het publiek communiceren via de website www.rechtbanken-tribunaux.be (beheerd door FOD Justitie en het College van de hoven en rechtbanken).

Hoven en rechtbanken maken hiervan gebruik om onder meer (praktische) informatie te verspreiden, duiding te verschaffen bij maatschappelijk relevante thema’s en beslissingen en opmerkingen of vragen te verwerken via het online contactformulier.

Wanneer hoven en rechtbanken een rechterlijke beslissing publiceren, houden zij zich aan strenge regels inzake pseudonimisering.

Archivering

Om administratieve en cultuurhistorische redenen wordt een selectie van gerechtelijke gegevens gearchiveerd nadat de gebruikelijke bewaartermijn is verlopen. De selectie van te archiveren gegevens gebeurt conform Omzendbrief nr. 294 “Selectielijst voor de archieven van de rechterlijke macht”, waarna ze worden overgedragen aan het Rijksarchief.

B. Rechtsgrond voor de verwerking

In kader van onze gerechtelijke taken verwerken wij persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om taken van algemeen belang te vervullen, of om het openbaar gezag uit te oefenen dat aan ons is opgedragen.

Deze verwerkingen zijn bijgevolg rechtmatig gegrond op de artikelen 6.1.c en 6.1.e GDPR. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij de uitoefening van onze gerechtelijke taken verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Categorie betrokkene	Categorie persoonsgegevens	Voorbeelden
Procespartijen	Identificatiegegevens	Voornaam, naam, rijksregisternummer, kopie van de identiteitskaart , handetekening…
	Administratieve gegevens	Nationaliteit, geboortedatum, beroep, burgerlijke staat, familiesamenstelling, geslacht,…
	Contactgegevens	E-mailadres, fysiek adres, telefoonnummer, …
	Hoedanigheid in de procedure	Eiser, verweerder, beklaagde,...
	Strafregistergegevens	Voorgaande veroordelingen
	Proceduregebonden gegevens	Gegevens in procedurestukken, overtuigingsstukken, briefwisseling
Vertgenwoordigers in rechte (advocaten en mandaathouders)	Identificatiegegevens	Achternaam, voornaam, handtekening
	Professionele gegevens	Titel/functie, kantoor
	Contactgegevens	Kantooradres, e-mailadres, telefoonnummer
	Proceduregebonden gegevens	Gegevens in procedurestukken, overtuigingsstukken, briefwisseling
Gerechtelijke mandatarissen en gerechtsdeskundigen	Identificatiegegevens	Achternaam, voornaam, handtekening
	Professionele gegevens	Titel/functie, specialisatie
	Contactgegevens	Postadres, e-mailadres, telefoonnummer
	Financiële gegevens	Staat van kosten en ereloon, bankgegevens
	Proceduregebonden gegevens	Gegevens in procedurestukken, overtuigingsstukken, briefwisseling
Magistraten, griffiers en gerechtspersoneel	Identificatiegegevens	Achternaam, voornaam, handtekening
	Professionele gegevens	Titel/functie
Vertalers en tolken	Identificatiegegevens	Achternaam, voornaam, handtekening
	Professionele gegevens	Titel/functie, specialisatie
	Contactgegevens	Postadres, e-mailadres, telefoonnummer
Derden - contactpersonen	Identificatiegegevens	Achternaam, voornaam, handtekening
	Professionele gegevens	Titel/functie, kantoor
	Contactgegevens	Kantooradres, e-mailadres, telefoonnummer

De bronnen van gegevens

Hoven en rechtbanken ontvangen persoonsgegevens uit verschillende bronnen. Indien wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene ontvangen, kunnen ze bijvoorbeeld afkomstig zijn van volgende bronnen:

• Partijen in de procedure en hun gemachtigden, door aanlevering van procedure- en overtuigingsstukken;
• Overheidsdiensten, zoals;
  • Politie;
  • Parket;
  • FOD Financiën;
  • FOD Justitie;
  • FOD Binnenlandse zaken ;
• Justitiehuizen
• Andere bronnen, afhankelijk van de zaak.

E. Wie kan gegevens ontvangen?

In volgende gevallen kunnen organisaties of personen buiten de hoven en rechtbanken kennis nemen van persoonsgegevens:

• In een rechtszaak worden persoonsgegevens ter beschikking gesteld van de procespartijen en andere betrokken actoren zoals advocaten, deskundigen, notarissen en gerechtsdeurwaarders;
• Behoudens uitzondering zijn zittingen van de rechtbank openbaar; fysiek aanwezige personen kunnen bijgevolg kennis nemen van de behandelde dossiers;
• Als gevolg van de uitoefening van rechtsmiddelen of excepties kunnen dossiers worden overgemaakt aan andere hoven of rechtbanken;
• In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gerechtelijke gegevens, met inbegrip van persoonsgegevens, te delen met andere overheidsinstanties of organisaties die wettelijk gemachtigd zijn deze te ontvangen en te verwerken voor hun eigen verwerkingsdoeleinden;
• In maatschappelijk belangrijke zaken, kunnen hoven en rechtbanken zelf gerechtelijke beslissingen of begeleidende informatie publiceren via de publiek toegankelijke website www.rechtbanken-tribunaux.be. Hierbij worden gepaste maatregelen genomen om de identiteit van betrokken personen te beschermen;
• Maatschappelijk relevante informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, kan tevens gedeeld worden met journalisten. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen de rechten op privéleven en gegevensbescherming enerzijds, en de vrijheid van informatie en meningsuiting anderzijds;;
• Gerechtelijke gegevens kunnen gebruikt worden voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek. Voor zover dit noodzakelijk is om de doelstellingen van het onderzoek te bereiken, kunnen persoonsgegevens met onderzoekers gedeeld worden;
• In het kader van de hem door de Rechtbank toevertrouwde taken kan de Student inzage hebben in persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens die binnen de Rechtbank verwerkt worden.
• Na verloop van de wettelijke of gebruikelijke bewaartermijnen, wordt geselecteerde gerechtelijke informatie overgedragen aan het Rijksarchief. Dit gebeurt overeenkomstig Omzendbrief 294 “Selectielijst voor de archieven van de rechterlijke macht” (link);
• Wij kunnen ook verplicht zijn persoonsgegevens door te sturen naar buitenlandse hoven en rechtbanken, wanneer dit noodzakelijk is voor de rechtsbedeling en gerechtelijke samenwerking, of wanneer we een wettelijke verplichting moeten naleven. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met Europees en Belgisch recht.
• Verwerkers die persoonsgegevens verwerken in opdracht van hoven en rechtbanken kunnen toegang hebben tot persoonsgegevens.

E. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Bij de uitoefening van onze gerechtelijke taken zijn wij gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Deze zijn grotendeels vastgelegd in Omzendbrief 294 (“Selectielijst voor de archieven van de rechterlijke macht”). (link)

Volgens de voorwaarden vastgelegd in Omzendbrief 294, worden dossiers van rechtspleging en andere gerechtelijke documenten doorgaans bijgehouden gedurende een termijn van 10 tot 30 jaar na afsluiting.

Wanneer de voorziene bewaartermijn is verstreken, kunnen documenten worden overgebracht naar het Rijksarchief voor archivering in het algemeen belang.

Informatie die hoven en rechtbanken publiceren op hun website, blijft beschikbaar zolang deze maatschappelijk relevant is.

E. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de GDPR (art. 12-22) en de Wet van 30 juli 2018 (art. 37-39) kan u beroep doen op een recht op informatie, inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van verwerking en een recht van bezwaar. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming zijn momenteel niet van toepassing bij verwerkingen van de hoven en rechtbanken. 

Om uw rechten uit te oefenen, kan u contact opnemen met de griffie van het betrokken rechtscollege, of met de GDPR dienst van de Steundienst van het College van de hoven en rechtbanken (cct-chr.privacy@just.fgov.be). 

In de context van onze gerechtelijke taken, moeten een aantal van deze rechten echter uitgeoefend worden overeenkomstig de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek, het Wetboek van strafvordering, de bijzondere wetten die betrekking hebben op de strafrechtspleging en de uitvoeringsbesluiten ervan (art. 16 en 44 Wet van 30 juli 2018).

Zo biedt het Gerechtelijk Wetboek mogelijkheden aan procespartijen om inzage te verkrijgen van het dossier van rechtspleging en eensluidende afschriften te verkrijgen van procedurestukken.

In het Wetboek van Strafvordering (Sv.) zijn mogelijkheden voorzien tot inzage, rectificatie, gegevenswissing en het verbieden of beperken van het gebruik van persoonsgegevens. Tijdens een lopend onderzoek kunnen deze uitgeoefend worden overeenkomstig de artikelen 21bis, 21quinquies, 61ter/1 en 61quinquies/1 Sv. Tijdens een procedure ten gronde moeten verzoeken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens voorgelegd worden aan de rechter of rechtbank waar het dossier aanhangig is.

Tot slot wijzen wij u op de mogelijkheid om digitaal inzage in uw persoonsgegevens te krijgen, via www.justonweb.be. 

H. Over de toezichthoudende autoriteit

Dit privacybeleid heeft enkel betrekking op verwerkingen rond gerechtelijke taken van hoven en rechtbanken. 

Het is belangrijk te weten dat de Gegevensbeschermingsautoriteit niet bevoegd is om hierop controle uit te oefenen, zoals bepaald in artikel 55.3 van de GDPR: “toezichthoudende autoriteiten zijn niet competent toe te zien op verwerkingen door gerechten bij de uitoefening van hun rechterlijke taken”. 

De Gegevensbeschermingsautoriteit is bijgevolg evenmin bevoegd om klachten te behandelen binnen de gerechtelijke context.

Indien u een klacht hebt over de werking van de rechterlijke orde, kan u terecht bij de Hoge Raad voor de Justitie.

Hier vindt u meer informatie over verwerkingen van de hoven en rechtbanken die geen betrekking hebben op hun gerechtelijke taken. Het gaat met name om verwerkingen waarmee wij de goede en veilige werking van de hoven en rechtbank nastreven.

I. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Personeelsbeheer 

Hoven en rechtbanken verwerken persoonsgegevens met oog op de organisatie van het werk van magistraten, griffiers en gerechtspersoneel. Dit omvat verwerkingen met betrekking tot tucht- en disciplinaire aangelegenheden.

Tevens kunnen hoven en rechtbanken persoonsgegevens van kandidaten verwerken met oog op de aanwerving van nieuwe medewerkers. Dit houdt de mogelijkheid in dat CV’s worden bijgehouden in een reserve.

Meer informatie over deze verwerkingen wordt verstrekt in specifieke documentatie.

Onthaal

Hoven en rechtbanken kunnen persoonsgegevens verwerken van bezoekers die zich fysiek aanmelden of met de rechtbank contact opnemen.

Toegangsbeheer

De beveiliging van onze gebouwen en de daar aanwezige mensen en dossiers wordt mede gewaarborgd door middel van fysiek toegangsbeheer, bijvoorbeeld door een badgesysteem. Hiertoe kunnen de nodige persoonsgegevens verwerkt worden, conform de geldende veiligheidsvoorschriften. Dit toegangsbeheer valt onder de verantwoordelijkheid van de FOD Justitie.

Meer info : https://justitie.belgium.be/nl

Videobewaking

Onze gerechtsgebouwen zijn daarnaast uitgerust met bewakingscamera’s, geplaatst onder de verantwoordelijkheid van de FOD Justitie. De beelden worden uitsluitend gebruikt voor bewakingsdoeleinden en verwerkt overeenkomstig de geldende camerawetgeving.

Meer info : https://justice.belgium.be/nl

Navigatie op de website:

Met uitzondering van de gegevens die in de contactformulieren worden ingevoerd, verzamelen de rechtbanken en hoven geen informatie over uw bezoek aan de website. Deze gegevens worden verwerkt door de FOD Justitie en het College van Rechtbanken en Hoven. Meer informatie vindt u hier: (link naar het beleid van het College)

J. Rechtsgrond voor de verwerking

Hoven en rechtbanken verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om taken van algemeen belang te vervullen, of om het openbaar gezag uit te oefenen dat aan hen is opgedragen.

In bepaalde gevallen, zoals bij het onthaal, worden persoonsgegevens verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van de hoven en rechtbanken.

Tot slot worden persoonsgegevens verwerkt ingeval dit noodzakelijk is voor de uitvoering of de sluiting van overeenkomsten. 

K. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Toegangsbeheer

Over magistraten en medewerkers

• Identificatiegegevens
• Professionele gegevens

Titel/functie, datum in/uitdiensttreding, e-mailadres,…

• Gegevens met betrekking tot de gebouwen waartoe de persoon toegang heeft

Videobewaking

Iedereen die het gerechtsgebouw betreedt

• Video- en camerabeelden

Onthaal

• Identificatiegegevens

L. Wie kan gegevens ontvangen?

In kader van toegangsbeheer & videobewaking

• FOD Justitie – afdeling Buildings & Facilities;
• Bewakingsagenten;
• Politiediensten.

M. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Hoven en rechtbanken bewaren geen beelden van videobewaking. Het beheer van deze camera's valt onder de verantwoordelijkheid van de FOD Justitie.

Communicatie die wordt uitgewisseld via het digitaal contactformulier, wordt gedurende 24 maanden bewaard. 

N. Wat doen wij om uw gegevens te beschermen?

De hoven en rechtbanken nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens beter te beschermen.

Sommige van deze maatregelen worden door de rechtbanken en hoven zelf genomen, terwijl andere worden beheerd door onze partners, zoals het College van hoven en rechtbanken, de FOD Justitie of de FOD Beleid & Ondersteuning ten behoeve van de hoven en rechtbanken.

Deze maatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot::

• Beheer van fysieke en digitale toegang
• Beveiliging en bescherming van fysieke locaties (alarmen, bewakingscamera's, patrouilles van beveiligingsagenten, ...)
• Beveiliging van fysieke en digitale bewaarmethoden
• Beveiliging van fysieke en digitale vernietigingsmethoden
• Strikte naleving van vertrouwelijkheid en beroepsgeheim
• Intern beleid inzake gegevensbescherming
• (....)

O. Uw rechten

In kader van verwerkingen door hoven en rechtbanken die buiten de gerechtelijke taken vallen, kunnen betrokkenen beroep doen op de rechten voorzien in art. 12 -22 GDPR.

Het betreft: 

• Het recht op informatie (art. 13  - 14 GDPR);
  Elke betrokkene heeft recht op duidelijke en begrijpelijke informatie met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens.
• Het recht van inzage (art. 15 GDPR);
  De betrokkene heeft het recht om inzicht te verkrijgen in de persoonsgegevens die over hem verwerkt worden. Dit omvat het recht om een kopie van de gegevens te krijgen.
• Het recht op rectificatie (art. 16 GDPR);
  Indien er onjuiste of onvolledige gegevens worden verwerkt, heeft de betrokkene het recht deze te laten verbeteren of aanvullen.
• Het recht op gegevenswissing (art. 17 GDPR);
  Als er geen geldige rechtsgrond (meer) bestaat om persoonsgegevens te verwerken, kan de betrokkene onder bepaalde omstandigheden eisen dat ze gewist worden.
• Het recht op beperking van de verwerking (art. 18 GDPR)
  De betrokkene kan vragen om verwerking tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld bij betwisting van juistheid.
• Het recht van bezwaar (art. 21GDPR): 
  Betrokkenen kunnen zich verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd of algemeen belang.

Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, kan u contact opnemen met de griffie van het betrokken rechtscolleges.

U kan ook contact opnemen met de Steundienst van het College van de hoven en rechtbanken via cct-chr.privacy@just.fgov.be. 

Een klacht indienen

Indien u een klacht heeft over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, buiten de context van onze gerechtelijke taken, kan u deze indienen bij de Gegevenbeschermingsautoriteit.

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

E-mail: contact@apd-gba.be